Case studies
Poprawa kontroli efektywności pracy magazynu (SAP + Excel)
Kontekst
W organizacji brakowało rzetelnego i mierzalnego sposobu kontroli pracy magazynu. Ocena efektywności pracowników opierała się głównie na obserwacjach i subiektywnych odczuciach, bez wsparcia danymi systemowymi.
Problem
- brak spójnych danych dotyczących wykonanej pracy
- brak przejrzystych raportów dla kadry zarządzającej
- trudność w identyfikacji nieefektywności i wąskich gardeł
Rozwiązanie
- wyciągnięcie danych z systemu SAP ze wszystkich procesów magazynowych
- konwersja danych do Excela i uporządkowanie ich w czytelnej formie
- stworzenie cotygodniowych raportów prezentujących realną efektywność pracy
- regularne raportowanie wyników do przełożonego
Efekt
- zapewnienie rzetelnej i mierzalnej kontroli efektywności pracy magazynu
- zwiększenie transparentności procesów operacyjnych
- możliwość podejmowania decyzji na podstawie danych, a nie subiektywnych ocen
- szybsza identyfikacja problemów operacyjnych
- usprawnienie komunikacji między magazynem a kadrą zarządzającą
Optymalizacja zarządzania opakowaniami magazynowymi
Kontekst
Zarządzanie opakowaniami z tektury falistej było prowadzone bez analizy danych i regularnej kontroli stanów magazynowych, co powodowało nadmiar zapasów, chaos magazynowy i problemy operacyjne.
Problem
- zamówienia opakowań składane bez oparcia o dane
- brak cyklicznej kontroli stanów magazynowych
- przepełnienie magazynu i brak miejsca
- rozbieżności pomiędzy stanem fizycznym a systemowym
Rozwiązanie
- uporządkowanie strefy magazynowej opakowań
- doprowadzenie do zgodności: stan faktyczny = stan systemowy (SAP)
- zmiana modelu zamawiania z miesięcznego na bieżący
- ustalenie czasów realizacji z dostawcą
- codzienna kontrola stanów i zamawianie wyłącznie na podstawie danych systemowych
Efekt
- oszczędność czasu pracy magazynierów
- lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej
- brak zamrożonych środków finansowych w nadmiarowych zapasach
- eliminacja strat przy zamykaniu projektów
- stabilny i przewidywalny proces zarządzania opakowaniami
Poprawa jakości śledzenia partii towaru w systemie SAP
Kontekst
Pomimo funkcjonującego systemu SAP, proces przepakowywania i zwrotów z produkcji powodował utratę spójności danych dotyczących partii towarów, co generowało problemy przy reklamacjach i analizie historii produktu.
Problem
- nieprawidłowe przypisywanie partii przy przepakowywaniu
- zwroty z produkcji trafiające na magazyn pod innymi partiami
- brak możliwości pełnego śledzenia historii towaru w SAP
Rozwiązanie
- przeprowadzenie szkoleń dla pracowników magazynu
- ujednolicenie zasad: partia towaru pozostaje niezmienna od przyjęcia do zużycia
- przejęcie kontroli nad procesem zwrotów z produkcji
- uporządkowanie procesów systemowych w SAP
Efekt
- poprawa jakości danych w systemie SAP
- możliwość pełnego śledzenia historii partii towaru
- usprawnienie procesu reklamacji
- zwiększenie zaufania do danych systemowych
- ograniczenie błędów operacyjnych
Raportowanie kosztów i uporządkowanie komunikacji operacyjnej
Kontekst
W firmie funkcjonowała flota samochodów realizujących codzienne zadania operacyjne. Mimo rosnącej skali działalności brakowało narzędzi umożliwiających bieżące monitorowanie kosztów, efektywności pojazdów oraz uporządkowanej komunikacji wewnętrznej. Organizacja opierała się głównie na ustnych ustaleniach, co utrudniało zarządzanie i kontrolę procesów.
Problem
- Brak systemowego sposobu śledzenia kosztów oraz wyników finansowych poszczególnych pojazdów
- Brak informacji, gdzie dany samochód się znajduje i jakie zadania realizuje
- Chaotyczna komunikacja — zadania przekazywane ustnie były zapominane lub ignorowane
- Brak jasno określonej struktury organizacyjnej i odpowiedzialności decyzyjnej
- Ograniczona możliwość analizy danych i podejmowania decyzji opartych na faktach
Rozwiązanie
- Stworzenie prostego i czytelnego narzędzia w Excelu, umożliwiającego:
- codzienne raportowanie kosztów każdego samochodu,
- rejestrowanie realizowanych tras i aktywności,
- bieżącą analizę efektywności floty.
- Opracowanie schematu organizacyjnego i uporządkowanie hierarchii raportowania
- Wdrożenie komunikacji mailowej jako podstawowego kanału przydzielania zadań
Efekt
- Pełna i mierzalna kontrola kosztów oraz efektywności pracy floty
- Zwiększenie transparentności procesów operacyjnych i finansowych
- Uporządkowanie komunikacji wewnętrznej i ograniczenie chaosu informacyjnego
- Jasny podział odpowiedzialności i lepsze zarządzanie zespołem