Raportowanie kosztów i uporządkowanie komunikacji operacyjnej

Kontekst

W firmie funkcjonowała flota samochodów realizujących codzienne zadania operacyjne. Mimo rosnącej skali działalności brakowało narzędzi umożliwiających bieżące monitorowanie kosztów, efektywności pojazdów oraz uporządkowanej komunikacji wewnętrznej. Organizacja opierała się głównie na ustnych ustaleniach, co utrudniało zarządzanie i kontrolę procesów.

Problem

• Brak systemowego sposobu śledzenia kosztów oraz wyników finansowych poszczególnych pojazdów
• Brak informacji, gdzie dany samochód się znajduje i jakie zadania realizuje
• Chaotyczna komunikacja — zadania przekazywane ustnie były zapominane lub ignorowane
• Brak jasno określonej struktury organizacyjnej i odpowiedzialności decyzyjnej
• Ograniczona możliwość analizy danych i podejmowania decyzji opartych na faktach

Rozwiązanie

• Stworzenie prostego i czytelnego narzędzia w Excelu, umożliwiającego:
  • codzienne raportowanie kosztów każdego samochodu,
  • rejestrowanie realizowanych tras i aktywności,
  • bieżącą analizę efektywności floty.
• Opracowanie schematu organizacyjnego i uporządkowanie hierarchii raportowania
• Wdrożenie komunikacji mailowej jako podstawowego kanału przydzielania zadań

Efekt

• Pełna i mierzalna kontrola kosztów oraz efektywności pracy floty
• Zwiększenie transparentności procesów operacyjnych i finansowych
• Uporządkowanie komunikacji wewnętrznej i ograniczenie chaosu informacyjnego
• Jasny podział odpowiedzialności i lepsze zarządzanie zespołem